ما هي خاصية تحويل المكالمات؟ أهميتها، وكيف تعمل؟
يُعد تحويل المكالمات أداة فعالة لتحسين تدفق المكالمات الواردة وتقليل عدد المكالمات المفقودة. ومع ذلك، فإن العديد من الشركات قد لا تكون على دراية بوجود هذه الميزة أو كيفية الاستفادة منها بشكل صحيح..
سنستعرض في هذا المقال النقاط التالية:
-
ما هي خدمة؟
-
كيف تعمل؟
-
مميزاتها وعيوبها.
-
أنواعها.
-
خطوات تفعيل الخاصية.
تابع القراءة لاكتشاف كيفية استخدام هذه الميزة لتعزيز كفاءة شركتك وتحسين تجربة العملاء.
ما هي خاصية تحويل المكالمات؟
تحويل المكالمات هو ميزة في أنظمة الهاتف، سواء كانت تقليدية أو VoIP، تقوم بإعادة توجيه المكالمات الواردة إلى رقم هاتف آخر أو خدمة معينة، ويُطلق عليها "تحويل المكالمة".
أصبحت هذه التقنية ميزة أساسية في أنظمة الهاتف المختلفة، وفي الوقت الحالي، أصبحت أكثر فائدة وتنوعًا مقارنة بالماضي، عندما كان يعتمد الأمر على شركات الهاتف المحلية.
تساهم أيضًا في تحسين كيفية إدارة مكالماتك، سواء كانت شركتك تدير جميع المكالمات عبر خط هاتف واحد، أو كان لديك مركز اتصال مخصص.
كيف تعمل خاصية تحويل المكالمات؟
كانت عملية التحويل في بداياتها بسيطة، حيث كان يتمثل في إعادة توجيه المكالمة إلى رقم هاتف آخر عن طريق الاتصال التلقائي برقم جديد. أما اليوم، فقد تطورت هذه التقنية بشكل كبير لتشمل إعدادات وقواعد متقدمة، مما يتيح تخصيص تجربة بالكامل—بدءًا من الرسالة الترحيبية وحتى الرقم المحوّل للمستخدم النهائي.
يختلف تفعيل التقنية حسب نظام الهاتف الذي تختاره لعملك. ومع ذلك، تقدم معظم مزودي خدمات الهاتف عبر الإنترنت طريقة بسيطة لتفعيله.
عند الاتصال برقم هاتف شركتك، تُعرف هذه العملية بـ "المكالمة الواردة". إذا كان تحويل المكالمات مفعلاً، يقوم نظام الهاتف الخاص بك بإجراء مكالمة صادرة إلى الرقم الذي قمت بتحديده مسبقًا. ثم يربط النظام بين المكالمتين، مما يتيح للشخص الذي اتصل بشركتك التواصل مع الرقم المحوّل الذي اخترته.
مميزات خاصية تحويل المكالمات
-
عدم فقدان المكالمات الهامة
أصبح من الممكن تحويل جميع المكالمات إلى الهواتف المحمولة أو حتى الهواتف المنزلية، مما يسمح للموظفين بالخروج من المكتب دون القلق بشأن فقدان المكالمات المهمة.
-
البقاء على اتصال أثناء العمل من المنزل
يتمكن الموظفون من العمل من المنزل أو أي مكان آخر يتوفر فيه اتصال بالإنترنت. يمكن للموظفين البقاء على اتصال كما لو كانوا في المكتب. يمكنك الرد على المكالمات مباشرة عبر تطبيق الهاتف الخاص بالعمل، حتى إذا كنت تعمل عن بُعد أو في سفر للعمل.
بالإضافة الي ذلك، يمكن إعداد خاصية التحويل لتوجيه المكالمات إلى الهواتف المحمولة، مما يوفر عليك استخدام البيانات أثناء السفر. هذه الطريقة أقل تكلفة من التجوال، مما يشكل ميزة كبيرة للشركات.
-
تحسين خدمة العملاء
تلعب تحويل المكالمات دورًا هامًا في تحسين تجربة العملاء، ومن الضروري عند تحويل المكالمة إلى أحد الموظفين، التأكد من أن الموظف يمتلك جميع المعلومات اللازمة لمساعدة العميل بسرعة وكفاءة.
يجب الحرص على أن تكون جودة المكالمة عالية، لأن المكالمات ذات الجودة الرديئة أو المتقطعة قد تسبب إزعاجًا للعميل، مما يجعل تجنبها أمرًا أساسيًا لضمان رضا العملاء.
-
المكالمات خارج ساعات العمل
لن تقلق بشأن المكالمات غير المجابة التي تحدث بعد انتهاء ساعات العمل. يمكن إعداد أنظمة VoIP لتوجيه المكالمات إلى جهاز الرد الآلي عند انتهاء الدوام، كما يمكن تعطيل تحويل اي مكالمات إلى رقمك الشخصي بعد ساعات معينة، مما يساعد على تجنب المكالمات الليلية.
-
ضمان احترافية الشركة
يعتقد البعض أن استخدام خاصية التحويل قد يبدو غير احترافي، لكن العملاء سيقدرون هذه الخدمة؛ لأنها تضمن لهم إمكانية الوصول إليك في أي وقت، بغض النظر عن مكان وجودك.
بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك تجنب تقديم رقمك الشخصي للعملاء، مما يعزز من احترافية الشركة، ويحافظ على خصوصيتك.
-
توفير المال
يمكن لشركتك تحقيق وفورات كبيرة باستخدام هذه الخدمة. على سبيل المثال، يمكنك الاستغناء عن الحاجة إلى تركيب وصيانة الأجهزة المكلفة وتقليل التكاليف المستمرة الناتجة عن استئجار خطوط هاتفية متعددة. يمكن تنفيذ كل ذلك بسهولة عبر أنظمة VoIP، مما يوفر حلولًا افتراضية فعّالة من حيث التكلفة.
مزايا وعيوب استخدام تحويل المكالمات
المزايا:
-
الاتصال المستمر: يمكنك البقاء على اتصال دائمًا بغض النظر عن مكان وجودك، ولن تضيع أي مكالمات مهمة.
-
زيادة الإنتاجية: تتيح لك هذه الميزة الرد على مكالمات العمل الهامة حتى أثناء تواجدك خارج المكتب.
-
رضا العملاء: يقدر العملاء استجابتك السريعة وتوفر الخدمة دائمًا.
-
توازن بين العمل والحياة: يمكنك الابتعاد عن مكتبك بثقة، دون القلق بشأن تفويت مكالمات مهمة.
-
اقتصادية: تعتبر خدمات تحويل المكالمات مجانية أو ذات تكلفة منخفضة، مما يساعد في تقليل نفقات خطوط الهاتف الإضافية أو الخدمات الأخرى.
العيوب (لكنها قابلة للإدارة):
-
مخاوف الخصوصية: يجب توخي الحذر عند تحويل المكالمة إلى هاتف مشترك أو عام، والتأكد من نوع المعلومات التي يتم مناقشتها، لتجنب أي انتهاك للخصوصية.
-
مشكلات فنية: قد تحدث أعطال أحيانًا نتيجة مشكلات في الشبكة أو إعدادات غير صحيحة.
أنواع تحويل المكالمات
تتيح لك الخاصية إعادة توجيه المكالمات الواردة إلى رقم آخر تحدده، مثل هاتفك المحمول أو تحويل المكالمة إلى زميل في العمل.
ستجد أنواعًا مختلفة للاختيار من بينها، وكل نوع له وظيفة محددة:
-
تحويل المكالمة دائمًا: يقوم بإعادة توجيه جميع المكالمات الواردة بشكل دائم، بغض النظر عن مكان تواجدك.
-
عند الانشغال: يعيد توجيه المكالمات عندما تكون مشغولاً بمكالمة أخرى.
-
عند عدم الرد: يوجه المكالمات التي لم يتم الرد عليها إلى رقم آخر تحدده مسبقًا.
-
عند عدم الوصول: يوجه المكالمات عندما يكون هاتفك غير متاح، مثل أثناء انقطاع التيار الكهربائي أو ضعف الشبكة.
-
الانتقائي: يعيد توجيه المكالمات فقط من أرقام محددة تقوم بتحديدها، مما يمنحك تحكمًا أكبر.
يمكنك اختيار النوع الأنسب لاحتياجاتك لضمان عدم فقدان أي مكالمة مهمة.
خطوات تفعيل تحويل المكالمات
تحويل المكالمات هو عملية إعداد رقم هاتف ليتم توجيه المكالمات الواردة عليه تلقائيًا إلى رقم آخر. تختلف طريقة الاعداد بناءً على نظام الهاتف ومزود الخدمة. ومع ذلك، يمكن اتباع الخطوات التالية على معظم أنظمة الهواتف، بما في ذلك الخطوط الأرضية، الهواتف المحمولة، وأنظمة VoIP:
-
افتح إعدادات الهاتف
-
انتقل إلى قائمة الإعدادات.
-
ابحث عن خيار تحويل المكالمات
-
ابحث في الاعدادات عن خيار "تحويل المكالمات" أو "إعادة توجيه المكالمات".
-
اختر نوع التحويل
-
حدد نوع التحويل الذي ترغب في تفعيله، مثل: "تحويل دائم"، "تحويل عند الانشغال"، "تحويل عند عدم الرد"، أو خيارات أخرى مشابهة.
-
أدخل الرقم المراد التحويل إليه
-
قم بإدخال الرقم الذي تريد التحويل إليه، مع التأكد من تضمين رمز البلد والمنطقة إذا لزم الأمر.
-
فعل أو احفظ الإعدادات
-
قم بحفظ الإعدادات أو تفعيل خيار تحويل المكالمة.
-
اختبر العملية
-
قم بإجراء مكالمة تجريبية إلى رقمك للتأكد من أن المكالمات يتم تحويلها بشكل صحيح.
الأسئلة المتكررة (FAQ)
ما الفرق بين تحويل المكالمة ونقل المكالمة؟
يعيد التحويل توجيه المكالمة الواردة إلى رقم بديل قبل أن يتم الرد عليها. من ناحية أخرى، يحدث نقل المكالمات عندما تكون المكالمة جارية بالفعل، حيث يمكن للموظف إرسال المكالمة الحالية إلى وكيل أو مستخدم آخر.
ما الفرق بين تحويل المكالمة وتوجيه المكالمة؟
كلاهما من ميزات أنظمة هواتف الأعمال عبر الإنترنت (VoIP). يرسل توجيه المكالمات المكالمات الواردة إلى أقسام أو أفراد معينين استنادًا إلى معايير محددة مسبقًا. بينما، يعيد تحويل المكالمة توجيه المكالمة إلى رقم هاتف آخر.
ما الفرق بين تحويل المكالمة ونقل الرقم؟
تقوم عمليه "نقل الرقم" بنقل رقم هاتفك بشكل دائم لمزود خدمة اتصالات جديد، بينما يقوم التحويل بتحويل المكالمة مؤقتًا إلى رقم بديل، مثل هاتفك المحمول.
أقرا أيضًا:
كيف تحسن أكسس بوينت جراند ستريم GWN7630 تجربة الواي فاي؟